Tilbud og kontraktindgåelse

Indledning

I tilbudsfasen skal tilbudsgiver afgive tilbud på det pågældende udbud. Den vindende tilbudsgiver er den, der afgiver ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” ud fra tildelingskriterierne ”pris”, ”omkostninger” eller ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Fasen er ressourcekrævende og forbundet med mange faldgrupper, der enten kan medføre, at et tilbud ikke er konditionsmæssigt/ikke kan accepteres, eller ikke er konkurrencedygtigt. Konsekvensen kan være, at tilbudsgiver må forlade udbuddet uden gevinst med spildte ressourcer i rygsækken.

Når vinderen er valgt, indgås kontrakten mellem ordregiver og tilbudsgiver. Kontrakten skal indeholde specifikke vilkår, der er fastlagt i udbudsbekendtgørelsen og tilbuddet. Som tilbudsgiver er det vigtigt at sikrer sig, at kontrakten beskriver samarbejdet entydigt, så man kan overholde kontraktens betingelser og levere de aftalte ydelser eller varer i henhold til de fastsatte tidsfrister og kvalitetsstandarder.

Hvordan arbejder vi i tilbuds-/kontraktindgåelsesfasen, og hvad kan vi tilbyde?

Det kræver en stor indsigt i ordregivers udbudsdokumenter, konkurrenternes produkter, stram projektstyring m.m. at få udarbejdet et konditionsmæssigt og konkurrencedygtigt tilbud. Alene det at sætte sig ordentligt ind i evalueringsmodellen kan være noget af en omgang, hvorfor den i mange tilfælde ikke bliver udnyttet optimalt til tilbudsgivers fordel.

Vi gennemgår udbudsmaterialet minutiøst, så vi præcis ved, hvad der kræves ifm. Tilbudsgivning, herunder hvordan tilbuddet kan optimeres ift. Den valgte evalueringsmodel. Vi kan ikke stille nogle garantier, men vi kan øge dine chancer for at komme ud af processen med en værdifuld kontrakt i hånden.

Når vi samarbejder med en tilbudsgiver, forpligter vi os til ikke at hjælpe andre med det konkrete udbud, så der ikke opstår tvivl om vores loyalitet.

Vindes udbuddet, skal kontrakten indgås/underskrives. Fasen er mindre omfattende end de øvrige, men kræver stadig en grundig gennemgang af kontraktdokumenterne for at sikre, at alle vilkår er med i kontrakten. – Og her sørger vi for at have et godt overblik, så vi nemt kan hjælpe med at sikre at alt er som aftalt.

Hjælp i tilbudsfasen - og hvis udbuddet vindes, hjælper vi med de formaliteter, der relaterer sig til kontraktindgåelsen

Vi kan hjælpe dig i alle tilbudsfasens facetter ud fra dit behov. Som det fremgår nedenfor, er der mange elementer i processen, og vores hjælp tilbydes på timebasis.